CÔNG TY TNHH MTV ĐÔNG HẢI CỘNG HOÀ XÃ HỘI CHỦ NGHĨA VIỆT NAM
CÔNG TY TNHH MTV SẢN XUẤT Độc lập – Tự do – Hạnh phúc
THƯƠNG MẠI DỊCH VỤ XÂY DỰNG MINH THÀNH Tp. Hồ Chí Minh, ngày 19 tháng 11 năm 2017
QUY CHẾ BẦU CỬ
THÀNH VIÊN HỘI ĐỒNG QUẢN TRỊ, BAN KIỂM SOÁT
Căn cứ Luật Doanh nghiệp số 68/2014/QH13 ngày 26 tháng 11 năm 2014;
Căn cứ Nghị định số 59/2011/NĐ-CP ngày 18/07/2011 của Chính phủ về chuyển doanh nghiệp 100% vốn nhà nước thành Công ty Cổ phần;
Đại hội đồng cổ đông lần đầu thành lập Công ty Cổ phần Sản xuất Thương mại Dịch vụ Xây dựng Minh Thành (“Công ty Minh Thành”) tiến hành bầu thành viên Hội đồng quản trị (“HĐQT”) và thành viên Ban Kiểm soát (“BKS”) nhiệm kỳ 2018 – 2023 theo các quy định sau:
I. NGUYÊN TẮC VÀ ĐỐI TƯỢNG THỰC HIỆN BẦU CỬ:
1. Nguyên tắc bầu cử:
a. Bầu cử đúng pháp luật, đúng Điều lệ và phù hợp với Quy chế này nhằm đảm bảo dân chủ và quyền lợi hợp pháp của tất cả cổ đông.
b. Bầu cử công khai bằng hình thức bỏ phiếu kín.
2. Đối tượng có quyền bầu cử:
Là các cá nhân, tổ chức đã mua cổ phần của Công ty Minh Thành (sau đây gọi chung là “Cổ đông”) hoặc người được Cổ đông ủy quyền tham dự Đại hội đồng cổ đông có mặt tại Đại hội ngày hôm nay.
II. BẦU CỬ THÀNH VIÊN HĐQT, BKS:
1. Việc bầu cử thành viên HĐQT và BKS của Công ty Minh Thành sẽ được thực hiện theo hình thức trực tiếp, bỏ phiếu kín tại Đại hội; có thể tiến hành bầu đồng thời HĐQT và BKS bằng hai loại phiếu bầu cử có màu và nội dung cụ thể khác nhau.
2. Việc bầu thành viên HĐQT và BKS phải thực hiện theo phương thức bầu dồn phiếu theo quy định tại Khoản 3, Điều 144 Luật Doanh nghiệp, theo đó mỗi cổ đông có tổng số phiếu biểu quyết tương ứng với tổng số cổ phần sở hữu nhân (x) với số thành viên được bầu của HĐQT hoặc BKS và cổ đông có quyền dồn hết tổng số phiếu bầu của mình cho một hoặc một số ứng cử viên. Người trúng cử thành viên HĐQT hoặc BKS được xác định theo số phiếu bầu tính từ cao xuống thấp, bắt đầu từ ứng cử viên có số phiếu bầu cao nhất cho đến khi đủ số thành viên.
3. Phiếu bầu cử:
a. Hình thức phiếu bầu:
– Mỗi cổ đông/đại diện theo ủy quyền đến dự Đại hội sẽ được phát một “Phiếu bầu thành viên Hội đồng quản trị” và một “Phiếu bầu thành viên Ban Kiểm soát”.
– Trên mỗi phiếu bầu có ghi tên các ứng cử viên vào thành viên Hội đồng quản trị, Ban kiểm soát và tổng số cổ phần có quyền biểu quyết mà họ đại diện. Khi cổ đông/người đại diện theo ủy quyền được phát phiếu bầu phải kiểm tra lại số cổ phần ghi trên phiếu bầu, nếu có sai sót phải thông báo lại ngay tại thời điểm nhận phiếu.
b. Cách ghi phiếu bầu:
-Cổ đông ghi trực tiếp số phiếu biểu quyết cho từng ứng cử viên tùy theo tín nhiệm của mình. Số phiếu biểu quyết ghi cho mỗi ứng cử viên có thể khác nhau nhưng tổng số phiếu biểu quyết cho các ứng cử viên không vượt quá tổng số phiếu được quyền bầu của cổ đông.
c. Phiếu bầu cử được coi là hợp lệ khi:
– Phiếu do Ban Tổ chức Đại hội phát hành.
– Bầu cho những người có tên trong danh sách đề cử và ứng cử HĐQT, BKS đã được Đại hội thông qua.
– Tổng số phiếu biểu quyết của cổ đông cho các ứng viên không lớn hơn tổng số quyền biểu quyết của cổ đông đó.
d. Phiếu bầu cử không hợp lệ:
– Phiếu không do Ban Tổ chức Đại hội phát hành.
– Bầu nhiều hơn số thành viên HĐQT hoặc BKS so với quy định.
– Bầu quá số cổ phần có quyền biểu quyết.
– Phiếu bầu có tên những người ngoài danh sách đề cử và ứng cử đã được Đại hội thông qua.
– Phiếu bầu bị tẩy xóa, cạo sửa.
e. Phiếu trắng: Phiếu không bỏ cho ứng viên nào.
Các phiếu bầu cử không hợp lệ và phiếu trắng sẽ không có giá trị khi kiểm phiếu bầu cử.
4. Ban Kiểm phiếu, nguyên tắc bỏ phiếu và kiểm phiếu
a. Ban Kiểm phiếu:
– Ban kiểm phiếu do Đoàn Chủ tịch đề cử và được Đại hội đồng cổ đông thông qua. Thành viên Ban kiểm phiếu có thể không phải là cổ đông nhưng không phải là người có tên trong danh sách ứng cử hoặc đề cử vào HĐQT hay BKS.
– Ban kiểm phiếu có một số trách nhiệm chính sau:
+ Hướng dẫn tóm tắt quy định về bầu cử; + Kiểm tra, giám sát việc bỏ phiếu của các cổ đông, đại diện cổ đông;
+ Tổ chức kiểm phiếu;
+ Lập biên bản kiểm phiếu và công bố trước Đại hội đồng cổ đông;
+ Giao lại biên bản và toàn bộ phiếu bầu cho Đoàn Chủ tịch.
– Ban kiểm phiếu phải bảo đảm tính trung thực của việc bầu cử và kiểm phiếu phải bí mật; nếu sai phạm Ban kiểm phiếu phải chịu trách nhiệm. Sau khi kiểm phiếu, Ban kiểm phiếu phải lập biên bản kết quả kiểm phiếu, công bố trước Đại hội.
b. Nguyên tắc bỏ phiếu và kiểm phiếu:
– Ban Kiểm phiếu tiến hành kiểm tra thùng phiếu trước sự chứng kiến của các cổ đông.
– Việc bỏ phiếu được bắt đầu khi việc phát phiếu bầu cử được hoàn tất và kết thúc khi Ban Kiểm phiếu tuyên bố kết thúc thời gian bỏ phiếu.
– Việc kiểm phiếu phải được tiến hành ngay sau khi việc bỏ phiếu kết thúc. Ban kiểm phiếu có thể mời một cổ đông giám sát việc kiểm phiếu.
– Kết quả kiểm phiếu được lập thành văn bản và được Trưởng Ban kiểm phiếu công bố trước Đại hội.
5. Nguyên tắc trúng cử thành viên HĐQT, BKS
– Số người trúng cử thành viên Hội đồng quản trị hoặc thành viên Ban kiểm soát là người có số phiếu bầu tính từ cao xuống thấp, bắt đầu từ ứng cử viên có số phiếu bầu cao nhất cho đến khi đủ số thành viên quy định.
– Trường hợp có từ 02 ứng cử viên trở lên đạt cùng số phiếu bầu như nhau cho thành viên cuối cùng của HĐQT hoặc BKS thì Đại hội sẽ tiến hành bầu lại trong số các ứng cử viên có số phiếu bầu ngang nhau bằng hình thức giơ phiếu biểu quyết đối với từng ứng cử viên. Mỗi cổ đông hoặc người đại diện theo ủy quyền sẽ chỉ được biểu quyết cho một trong số các ứng cử viên này. Sau khi biểu quyết, ứng cử viên có tổng số phiếu biểu quyết chiếm đa số sẽ là ứng cử viên trúng cử.
– Nếu bầu cử không đủ số thành viên HĐQT và/hoặc BKS thì Đại hội sẽ tiến hành bầu cử tiếp lần hai trong số những người được đề cử/ứng cử còn lại; nếu sau khi bầu lần hai mà vẫn chưa đủ thì việc tiếp tục bầu cử do Đại hội và Chủ tịch Đoàn quyết định.
6. Lập và công bố Biên bản kiểm phiếu
– Sau khi kiểm phiếu, Ban kiểm phiếu phải lập biên bản kiểm phiếu. Nội dung biên bản kiểm phiếu bao gồm: Tổng số cổ đông tham gia dự họp, tổng số cổ đông tham gia bỏ phiếu, tỷ lệ số phiếu của cổ đông tham gia bỏ phiếu so với tổng số phiếu của cổ đông tham gia dự họp (theo phương thức bầu dồn phiếu), số và tỉ lệ phiếu hợp lệ, phiếu không hợp lệ, phiếu trống; số và tỉ lệ quyền biểu quyết cho từng ứng cử viên vào HĐQT và Ban kiểm soát;
– Toàn văn Biên bản kiểm phiếu phải được công bố trước Đại hội.
7. Mọi khiếu nại về kết quả bầu cử chỉ được xem xét ngay tại Đại hội, cổ đông không được phản đối tính hợp lệ này bất kỳ lúc nào khác. Trường hợp có bất đồng về thủ tục bầu cử hoặc kết quả bầu cử, Ban kiểm phiếu sẽ kiểm tra lại và xin ý kiến Đại hội quyết định.
8. Hiệu lực thi hành: Quy chế này có hiệu lực ngay sau khi được Đại hội thông qua./.
GIÁM ĐỐC
(Đã ký)
Nguyễn Văn Sang